Privacyverklaring van Webconfirm

1) Als je in deze Privacyverklaring ‘je’, ‘jou(w’) of ‘jij’ leest dan bedoelen we jou als klant/prospect/werknemer/zakenpartner van Webconfirm, of bezoeker van onze website. (www.webconfirm.be

2) Als je ‘we’, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’ leest dan bedoelen we Webconfirm met maatschappelijke zetel te Langstraat 87 –2260 Westerlo. Onze ondernemingsnummer is BE 0721.445.517.

Je kan ons bereiken via [email protected] of via ons telefoonnummer 0492/95-45-95.

Als jij onze website bezoekt of als wij diensten voor jou leveren dan leggen wij persoonsgegevens van jou vast doordat Webconfirm bepaalde data ter beschikking stelt. Deze persoonlijke data is informatie die ons toestaat je te identificeren als natuurlijke persoon, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen. We kunnen je identificeren van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen één of meer gegevens en jou als natuurlijke persoon.

We gebruiken en verwerken in verschillende situaties voor verschillende doelen jouw gegevens in overeenstemming met de Privacywet die we verder zullen toelichten in onze Privacyverklaring. Jouw persoonsgegevens en privacy vinden wij zeer belangrijk. Daarom dat wij jouw persoonsgegevens met uiterst veel zorg verwerken, behandelen en beschermen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op onze website en de relaties met onze prospecten, klanten, werknemers en zakenpartners.

Wat is de GDPR?

Met deze policy willen we jou op een transparante manier volledig op de hoogte brengen over ons databeleid. Hierbij respecteren wij de GDPR (General Data Protection Regularisation). Dat is de regelgeving over ons databeleid en welke persoonsgegevens wij precies verwerken, hoe we deze met zorg behandelen en deze optimaal proberen te beschermen.

Informatieverzameling en -gebruik

Voor een betere ervaring tijdens het gebruik van onze diensten, kunnen wij jou vragen om ons bepaalde persoonlijk identificeerbare informatie te verstrekken, inclusief (maar niet beperkt tot) jouw naam, telefoonnummer en postadres. De informatie die we verzamelen zal worden gebruikt om contact met jou op te nemen of om jou te identificeren.

Welke gegevens verzamelen we?

- Naam en voornaam
- T.a.v. gegevens
- Adres, plaats en postcode
- Bedrijfsnaam
- Ondernemingsnummer/KVK-nummer
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Social-accounts
- IBAN-nummer*
- Functie/hoedanigheid
- Geboortedatum
- Het type apparaat
- Het type browser
- CV**

*Jouw IBAN-nummer wordt opgeslagen om creditfacturen te kunnen sturen naar onze klanten, bijvoorbeeld wanneer het advertentie-budget van Google Ads of Facebook Ads niet volledig is opgebruikt, dan ontvangt onze klant hiervoor een creditfactuur met het overige budget dat niet werd opgebruikt.

**We slaan enkel de gegevens van het CV van onze werknemers op.

Hoe verzamelen we gegevens?

We verzamelen op verschillende manieren gegevens. Deze vind je hier terug.

- Via mail of telefoon
- Onze website (contactformulier)
- Social-accounts - Businesskaartjes
- Inschrijvingen op onze nieuwsbrief
- Externe platformen en partners
- Eigen events
- Offertes en contracten

Jij vraagt support of contacteert ons via het contactformulier

Als jij ons contacteert of als je een bericht stuurt vanuit jouw account dan gebruiken we gegevens om jouw vragen optimaal verder te kunnen helpen. Deze gegevens leggen we vast: voor- en achternaam, naam van jouw bedrijf of organisatie, jouw e-mailadres en jouw telefoonnummer als je dat via het contactformulier op onze website achterlaat of als jij ons telefonisch contacteert.

Inschrijven op onze nieuwsbrief

Als je je inschrijft op onze nieuwsbrief geef je ons toestemming dat wij jou e-mails sturen om nieuwsbrieven te verzenden. Bij de inschrijving op de nieuwsbrief registreren wij steeds jouw naam- en voornaam, de naam van de organisatie waarvoor jij werkt en jouw mailadres. Zo kunnen wij de inhoud van onze nieuwsbrieven beter afstemmen op onze verschillende doelgroepen en jouw interesses.

Deze gegevens worden opgeslagen op de servers van MailChimp. MailChimp biedt algemene beschermingsgaranties aan om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Er is een mogelijkheid dat de teamleden van Webconfirm deze gegevens kunnen inzien en bewerken.

Als je onze nieuwsbrief niet meer wil ontvangen heb je op elk bericht de mogelijkheid om jezelf uit te schrijven. Je zal dan geen nieuwsbrieven meer van ons ontvangen.

Wat deze gegevens ons vertellen

We gebruiken namelijk statistieken om zaken op onze website te analyseren omdat wij streven naar gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie voor onze bezoekers. We bekijken bijvoorbeeld hoeveel personen er deze maand onze website hebben bezocht, hoe lang ze op onze pagina’s blijven en/of het tijdstip dat jij onze website bezoekt.

Verder verzamelen we statische gegevens zoals het bouncepercentage, de geografische situering van de bezoeker, browsegebruik, IP-adres en het aantal paginabezoeken. Zo kunnen we het surfgedrag op onze website analyseren en jou een optimale ervaring aanbieden op onze website. Voor deze analyses plaatsen we cookies.

Wat is een cookie?

Cookies zijn bestanden met een kleine hoeveelheid gegevens die vaak gebruikt worden als een anonieme unieke identificatiecode. Deze worden naar jouw browser gestuurd vanuit de website die jij bezoekt en worden opgeslagen op de harde schijf van jouw computer.

Onze website gebruikt deze cookies om informatie te verzamelen en onze service te verbeteren. Je hebt de mogelijkheid om deze cookies te accepteren of te weigeren en te weten wanneer er een cookie naar jouw computer wordt gestuurd. Als jij ervoor kiest om onze cookies te weigeren, is het mogelijk dat je sommige delen van onze dienst niet kunt gebruiken.

We gebruiken plugins die soms jouw persoonlijke data verwerken. We kiezen er bewust voor om uitsluitend plug-ins te gebruiken die in regel zijn met de GDPR-normen. De Plug-ins waar wij mee werken zijn: Google Analytics, Moneybird, Facebook Pixel en een integratie met MailChimp.

Plugins en verwerkers

Google Analytics verzamelt voor ons analytische gegevens zodat wij een goed overzicht hebben in het doelpubliek dat onze website bezoekt. We verzamelen statische gegevens zoals de grafische situering van de bezoeker, wanneer de website werd bezocht, welke pagina’s er werd bezocht en het IP-adres.

Daarnaast gebruiken we Facebook Pixel in het kader van marketingdoeleinden. Een Facebook Pixel is een stukje code van Facebook, die Webconfirm installeert op onze eigen site. Deze code koppelen wij aan het advertentie account van Facebook en zo registreren wij bijvoorbeeld welke pagina’s worden bekeken door ingelogde Facebook-gebruikers. Zo kunnen wij ons doelpubliek beter segmenteren om de juiste boodschap over te kunnen brengen.

Webconfirm maakt gebruik van Moneybird om offertes op te stellen, facturen op te volgen en onze boekhouding te beheren. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens (zoals namen, (e-mail)adressen, telefoonnummers en rekeningnummers bij Moneybird. Moneybird wordt aangemerkt als de verwerker omdat hun systeem het voor ons mogelijk maakt om jouw gegevens op te slaan en te gebruiken.

Hoe beschermen wij jouw gegevens?

We passen technische en organisatorische maatregelen toe om onze website (www.webconfirm.be) en de websites en webshops van onze klanten zo goed mogelijk te beveiligen en risico’s proberen te voorkomen.

Zo zijn al onze websites en webshops (ook van onze klanten) uitgerust met een SSL-certificaat en maken we gebruik van een firewall om misbruik te voorkomen. We gaan zelf pro-actief op zoek naar kwetsbaarheden in ons systeem en monitoren voortdurend onze projecten zodat we snel kunnen ingrijpen.

Als je een kwetsbaarheid in onze website of onze diensten ontdekt, willen we dat graag zo snel mogelijk weten zodat we stappen kunnen ondernemen om dit zo snel mogelijk op te lossen. We willen jou vragen om ons te helpen onze klanten en onze systemen beter te beschermen.

Als je een kwetsbaarheid of een probleem hebt ontdekt, doe het volgende:
1) Je mag het probleem niet aan anderen melden totdat het is opgelost.
2) Gelieve ons voldoende informatie over het probleem te geven zodat we het zo snel mogelijk kunnen oplossen.

Jouw privacy en persoonlijke gegevens worden niet aan derden gegeven zonder jouw toestemming.

Wij waarderen jouw vertrouwen in het verstrekken van je persoonlijke informatie, dus we streven ernaar om commercieel aanvaardbare middelen te gebruiken om deze te beschermen. Maar vergeet niet dat geen enkele methode van overdracht via het internet, of methode van elektronische opslag 100% veilig en betrouwbaar is. We kunnen de absolute veiligheid ervan niet garanderen.

We kunnen helaas het risico nooit volledig uitsluiten dat er gegevens kunnen worden gehacked, worden gestolen of dat er kwetsbaarheden in ons systeem zitten waardoor er gegevens worden ontvreemd. In dat geval nemen wij zo spoedig mogelijk (ten laat 48u) schriftelijk contact met jou op waarin we jou op de hoogte stellen van het probleem samen met de rectificatiedatum.

Met wie delen wij jouw gegevens?

We proberen zoveel mogelijk jouw persoonsgegevens te beschermen en zo weinig mogelijk deze gegevens te delen. In sommige gevallen is het noodzakelijk dat wij jouw gegevens delen. We zullen echter nooit jouw persoonlijke gegevens verkopen of verhuren.

We willen de gebruikers van onze diensten informeren dat deze derden toegang hebben tot jouw persoonlijke informatie. De reden hiervoor is om de taken die aan hen zijn toegewezen namens ons uit te voeren. Zij zijn echter verplicht om de informatie niet openbaar te maken of te gebruiken voor andere doeleinden.

Het is mogelijk dat deze partners in opdracht van ons jouw gegevens gebruiken of opslaan. De partners van Webconfirm zijn gevestigd in de Europese Unie en voldoen aan de GDPR-normen. Je vindt onze partners terug op de homepage van onze website: https://webconfirm.be/

We werken samen met onze partners om:

- onze service te vergemakkelijken
- de dienst namens ons te leveren
- service gerelateerde diensten uit te voeren
- ons te helpen bij het analyseren van de manier waarop onze service wordt gebruikt

We leggen soms ook jouw gegevens vast in het kader dat de wet ons toelaat. Als deze gegevens passen bij onze doelen en jij ons daarvoor toestemming hebt gegeven dan kunnen wij deze gegevens opslaan en delen.

In het geval dat de wet ons verplicht om mee te werken aan een onderzoek van het Openbaar Ministerie delen wij jouw persoonsgegevens mee omdat we deze gegevens moeten verstrekken. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld verdenking van fraude.

Wat is het doel waarvoor mijn data verwerkt wordt?

• Webconfirm gebruikt jouw data op basis van de uitvoering van contractuele overeenkomsten zoals er met jou is overeengekomen.

• We houden je graag op de hoogte over onze producten en diensten: via de nieuwsbrief sturen wij je af en toe een e-mail met bijvoorbeeld SEO-tips of een interessante promotie!

• Op basis van het leveren van diensten en berichtgeving bij het wijzigen van onze dienstverlening.

• We gebruiken jouw gegevens wanneer we jouw offertes en facturen opstellen.

• Contractwijzigingen of –verlengingen, bijvoorbeeld voor periodieke facturen.

• Op basis van het gerechtvaardigd belang van Webconfirm om jou support te kunnen bieden of jou te helpen wanneer je het contactformulier hebt ingevuld.

• Op basis van aanwerving en selectie van (toekomstige) personeelsleden.

• We verwerken jouw data wanneer je je inschrijft voor onze events (en de bijhorende communicatie).

• We gebruiken jouw data om marketinggerichte communicatie te kunnen voeren met de juiste boodschap aangepast aan onze doelgroep.

• We vinden het enorm belangrijk dat jij als klant tevreden bent over de geleverde diensten. We verwerken daarom data uit klantentevredenheidsonderzoeken en -enquêtes.

• Het optimaliseren van de kwaliteit en efficiëntie van onze website op basis van surfgedrag.

• We gebruiken deze data voor anonieme statistische doeleinden.

• Jouw data kan worden gebruikt voor marketingdoeleinden en om inzichten te verwerven in onze doelgroep.

• We slagen jouw data op om optimaal klantenbeheer te kunnen voeren.

• We verwerken jouw data op basis van jouw toestemming wanneer je akkoord gaat met onze Privacyverklaring.

Hoe lang gaan we deze gegevens bewaren?

We bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verschillende doelen waar we deze gegevens voor verzamelen met een maximum van 10 jaar.

Facturen moeten we 7 jaar bewaren van de belastingsdienst. Alle gegevens die op ’t factuur vermeld staan worden dus ook minstens 7 jaar bewaard.

We bewaren de gegevens van onze nieuwsbrieflezers zo lang als ze ingeschreven staan. Als je jezelf uitschrijft voor de nieuwsbrief bewaren we je gegevens nog 3 maanden voor deze definitief worden verwijderd.

De gegevens worden verwijderd uit onze databank wanneer we ze niet langer nodig hebben om onze doelen na te streven of indien jij het recht tot verwijdering van deze gegevens uitoefent.

Webconfirm maakt voortdurend back-ups van jouw gegevens die bij ons zijn opgeslagen. Deze back-ups slaan we voor maximaal 45 dagen op. Dit betekent dat het mogelijk is dat jouw verwijderde gegevens nog maximaal 45 dagen in zo’n back-up bewaard kunnen blijven.

We verwijderen analytische gegevens (waaronder uit Google Analytics) na maximum 25 maanden.

Wat zijn jouw rechten?

• Je hebt het recht op informatie om te weten wat er met jouw persoonlijke informatie gebeurt.

• Je hebt het recht op de overdracht van deze gegevens: dit wil zeggen dat je het recht hebt om de persoonsgegevens die je aan Webconfirm hebt verstrekt te verkrijgen in een gangbare en leesbare vorm. Je hebt ook het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke tenzij dit technisch niet mogelijk is. Je krijgt een kopie van jouw gegevens zoals deze in onze administratie worden bewaard.

• Je hebt het recht op garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens. We verwerken deze gegevens steeds in het kader van legitieme doeleinden en bewaren deze niet langer dan noodzakelijk is om onze vooropgestelde doelen te bereiken.

• Als je jouw identiteit kan bewijzen verkrijg jij op elk moment het recht om te kijken welke gegevens wij opslaan, rectificatie (het aanpassen/aanvullen van foutieve of onvolledige gegevens) en het verwijderen van deze gegevens. Het verwijderen van jouw gegevens is voornamelijk gerelateerd aan zichtbaarheid: het is mogelijk dat jouw verwijderde data tijdelijk blijft opgeslagen.

• Je hebt ook het recht om op elke moment om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.

• Indien je niet wenst dat wij jouw gegevens verwerken heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van deze gegevens. Dit betreft het recht dat je ten alle tijden jezelf kan verzetten tegen het verwerken van jouw persoonlijke gegevens voor ‘direct marketing’ doeleinden.

• Je hebt het recht om ten alle tijde jouw toestemming van het verwerken van de persoonsgegevens in te trekken

• Als je klachten hebt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan heb jij de mogelijkheid om dat te melden bij een toezichthoudende autoriteit (voor België: Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacycommissie), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

Koppelingen naar andere sites

Onze website of dienstverlening kan links naar andere sites bevatten. Als je op een link van een derde partij klikt word je naar die site geleid. Merk op dat deze externe sites niet door ons worden beheerd, daarom raden wij jou ten zeerste aan om het Privacybeleid van deze websites te lezen. Wij hebben geen controle over, en nemen geen verantwoordelijkheid voor de inhoud, het Privacybeleid of de praktijken van sites of diensten van derden.

Wijzigingen in dit Privacybeleid

We controleren regelmatig ons Privacybeleid om deze up-to-date te houden waarbij je privacy en jouw persoonsgegevens centraal staan. Daarom kunnen we ons Privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om meer of andere gegevens van jou vast te leggen.

Wij raden je daarom aan om deze pagina regelmatig te raadplegen voor eventuele wijzigingen. Wij zullen jou op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen door het nieuwe Privacybeleid op deze pagina te plaatsen. Deze wijzigingen zijn onmiddellijk van kracht nadat ze op deze pagina zijn geplaatst.

Privacyklachten

Als je vermoed dat er misbruik is gemaakt van jouw persoonsgegevens of dat er een datalek is geweest, gelieve ons dan zo spoedig mogelijk te contacteren. We zoeken samen met jou naar een oplossing.

Contacteer ons

Heb je vragen of een suggestie over ons Privacybeleid?  Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Je kan ons bereiken via [email protected] of via ons telefoonnummer 0492/95-45-95.